Software-Lizenzverwaltung

Vorteile der Software-Lizenzverwaltung

Die richtige Verwaltung von Softwarelizenzen bietet viele Vorteile. Software-Lizenzverwaltung kann Teil einer Strategie sein, die volle Konformität mit Softwarelizenzen gewährleistet. Damit ist sichergestellt, dass ein Unternehmen beliebige Anwender-Lizenzvereinbarungen erfüllt.

Ein umfassendes System zur Verwaltung von Softwarelizenzen ist die erste Verteidigungslinie, wenn es darum geht, ein Unternehmen und seinen Ruf zu schützen. Denn ein Unternehmen riskiert Bußgelder oder rechtliche Schritte, wenn es nur ein einziges Gerät mit einer nicht lizenzierten Software betreibt.

Effektive Software-Lizenzverwaltung ist auch ein wertvolles Instrument, um Kosten zu senken und Ressourcen zu schonen. Viele Unternehmen wissen nicht, welche Softwares oder Programme sie gekauft haben, wo diese installiert sind und ob sie überhaupt genutzt werden. Ein einheitlicher Ansatz bei der Verwaltung von Softwarelizenzen liefert Unternehmen aktuelle und genaue Daten zu Ihrer gesamten Software. Dieser Ansatz beugt der Verschwendung von Ressourcen vor und ermöglicht es, diese dort einzusetzen, wo sie am dringendsten gebraucht werden.

Die richtige Lizenzkontrolle – egal ob es sich um einen Software-Lizenzierungsdienst oder ein Tool zur Software-Lizenzverwaltung handelt – sorgt dafür, dass die meisten Details der Verwaltung von Anwendungslizenzen automatisiert werden können. Die Nutzung eines Software-Lizenzierungssystems verhindert zudem menschliche Fehler und erlaubt eine bessere Meldung und Nachverfolgung als beispielsweise ein tabellarisches System.

Die Top 5 der Best Practices für Softwarelizenzverwaltung

Ohne ein effektives System zur Verwaltung von Softwarelizenzen ist es schwierig, den Überblick zu behalten. Unternehmen stellen möglicherweise sogar fest, dass sie bestimmte Lizenzen nicht den Richtlinien entsprechen oder sie für überflüssige oder unnötige Software bezahlen. Die folgenden Best Practices für die Lizenzverwaltung vereinfachen die Kontrolle von Softwarelizenzen.

• Beginnen Sie damit, sich einen Überblick über Ihre gesamten Lizenzen zu verschaffen. Das ist nur möglich, wenn Sie genau wissen, welche Lizenzen Ihr Unternehmen nutzt. Dazu gehören auch Desktop-Anwendungen und Cloud-Abonnements. Wenn Sie das bisher versäumt haben, kann es sich um eine sehr zeitaufwändige und schier unlösbare, aber auch einmalige Aufgabe handeln. Ein funktionierendes System lässt sich leichter warten und aktualisieren. Es kann problemlos an eine andere Person übergeben werden, ohne dass der gesamte Prozess neu eingeleitet werden muss.
• Sobald Sie alle Informationen übersichtlich dargelegt haben, beginnen Sie damit, jede einzelne Lizenz zu prüfen, um sicherzustellen, dass Sie alle Vorgaben erfüllen und nur die Software nutzen, für die Sie ein Nutzungsrecht besitzen. Dazu müssen Sie die entsprechenden Lizenzdokumente einschließlich Kaufbelege, Wartungsverträge und Verlängerungsinformationen suchen und abgleichen. Bewahren Sie diese mithilfe eines Tools für die Lizenzverwaltung oder einer Asset-Management-Software gemeinsam mit den Lizenzinformationen auf. Das ist nicht nur für die effektive Verwaltung der Softwarelizenzen, sondern auch im Fall einer Überprüfung Ihres Unternehmens wichtig.
• Die Verwaltung von Softwarelizenzen ist keine einmalige, sondern eine fortlaufende Aufgabe. Lizenzen müssen regelmäßig aktualisiert und unnötige und überflüssige Software muss deinstalliert werden Damit nichts ausgelassen oder übersehen wird, sollten Sie ein System entwickeln, das gewährleistet, dass Sie die schwierige Aufgabe der Verwaltung Ihrer Softwarelizenzen mühelos bewältigen können. Dabei kann es sich um so simple Dinge wie Erinnerungen im Kalender handeln, um sicherzustellen, dass alle Lizenzen stets aktuell sind. Oder Sie legen dazu Rollen und Verfahren innerhalb Ihres Unternehmens fest.
• Zur Verwaltung von Softwarelizenzen gehört auch unbedingt, dass Sie verfolgen, wer die unterschiedlichen Assets und Lizenzen nutzt (und wie sie genutzt werden). So können Sie dazu beitragen, die Ausgaben im Auge zu behalten. Viele Unternehmen verschwenden Geld mit Lizenzen, die sie nicht nutzen. Das kann (wenn auch nicht optimal) mithilfe einer einfachen Tabelle geschehen. Größere Unternehmen nutzen für die Verwaltung einer höheren Anzahl an Lizenzen besser entsprechende Systeme oder Software für das IT-Asset-Management. Ein solches System sorgt dafür, dass Sie nicht genutzte Software deinstallieren oder die Rechte auf einen anderen Benutzer übertragen können, um doppelte Einkäufe zu vermeiden. Das erlaubt bessere Prognosen für die Aufstellung eines Softwarebudgets.
• Zu guter Letzt sollten Sie ein eindeutiges Verfahren entwickeln, das festlegt, wer berechtigt ist, Software zu kaufen oder zu installieren. Dadurch senken Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Benutzer Ihr Unternehmen durch das unberechtigte Herunterladen oder den unsachgemäßen Gebrauch von Software einem Risiko aussetzen. Gleichzeitig verhindern Sie unautorisierte Softwarekäufe. Mitarbeiter sollten die Verfahren, die sie beim Kauf oder bei der Aktualisierung ihrer Software beachten müssen, genau kennen und wissen, welche Abteilung für die Wartung und Aufführung von Tools zur Kontrolle der Konformität von Softwarelizenzen oder die Verwaltung dieser Lizenzen zuständig ist.

Software-Verwaltungslösung von Sentinel

Wir bieten eine Auswahl an Produkten für die optimale Verwaltung von Softwarelizenzen an. Dazu gehören Sentinel EMS und Sentinel RMS.

Sentinel EMS ist ein webbasiertes System zur Lizenz- und Berechtigungsverwaltung, mit dem Softwareentwickler und Gerätehersteller ihre Abläufe optimieren können. Es beinhaltet Oberflächen zur Erstellung, Aktivierung, Nachverfolgung, Reporterstellung und Backoffice-Integration von Lizenzen sowie Self-Service-Portale für Kunden. 

Sentinel RMS ermöglicht Software- und Technologieanbietern die Kontrolle über und Einblicke in die Art und Weise, in der ihre Anwendungen genutzt werden. RMS bietet Unternehmen Vorteile bei der Durchsetzung von Lizenzansprüchen sowohl On-Premises als auch in der Cloud. 

Mit dem richtigen Tool kann jeder einzelne Schritt des Software-Lizenzierungsprozesses ganz einfach transparent und benutzerfreundlich automatisiert werden. Durch die Einführung eines Systems zur Verwaltung von Softwarelizenzen können Unternehmen zeitaufwändige manuelle Aufgaben vermeiden, menschliche Fehler ausschließen und die vollständige Einhaltung ihrer Endanwender-Lizenzvereinbarungen garantieren.