Gestion des licences logicielles

Avantages de la gestion des licences logicielles

Bien gérer ses licences présente de nombreux avantages. La gestion des licences peut faire partie d’une stratégie pour garantir une utilisation conforme des logiciels aux termes de licences Ceci permet de s'assurer que le client respecte tous les contrats de licence utilisateur final (CLUF).

Avoir un système complet et efficace de gestion des licences constitue la première ligne de défense pour la protection d’une entreprise et de sa réputation. En effet, une entreprise qui exécute ne serait-ce qu’un appareil avec un logiciel sans licence risque des amendes ou des actions en justice.

Une gestion des licences logicielles efficace est également un outil précieux pour réduire les coûts et optimiser l’utilisation des ressources. De nombreuses entreprises ne savent pas quels logiciels ou applications elles ont achetés, où ils sont installés, et même s’ils sont utilisés. En mettant en œuvre une approche globale de la gestion des licences, les entreprises bénéficient de données à jour et précises sur leurs ressources logicielles. Cette approche empêche le gaspillage des ressources et permet l’affectation des ressources là où elles sont requises.

En outre, mettre en place un système adéquat de gestion de licences, signifie que la plupart des tâches quotidiennes associées à la gestion des licences peuvent être rationalisées et automatisées. L’utilisation d’un système de gestion des licences élimine également l’erreur humaine et facilite la génération de rapports et un meilleur suivi comparé à un système reposant sur un tableur par exemple.

Les 5 meilleures pratiques à suivre pour la gestion des licences logicielles

Sans système efficace de gestion des licences logicielles en place, il est difficile de garder le contrôle sur les ressources. Les entreprises peuvent même découvrir qu’elles ne se conforment pas à certaines licences ou encore qu’elles détiennent des logiciels inutiles ou obsolètes, pour lesquels elles continuent de payer. En suivant les meilleures pratiques suivantes en matière de gestion des licences logicielles, le contrôle sur les licences logicielles est facilité.

• Commencez par rassembler toutes vos licences. Si vous ne savez pas quels logiciels votre entreprise utilise, il est impossible de garder le contrôle sur toutes les licences. Ceci comprend les applications de bureau et les abonnements Cloud. Si vous ne l’avez pas déjà fait, cette tâche peut s’avérer longue et fastidieuse, mais elle ne doit être réalisée qu’une fois. Si vous avez un système en place, il devient facile d’entretenir et de mettre à jour le système, et même de le transférer à quelqu’un d’autre sans avoir à recommencer le processus.
• Une fois que toutes les informations sont exposées clairement, commencez à vérifier chaque licence pour vous assurer que vous êtes en conformité et que vous n’utilisez que les logiciels que vous êtes autorisé à utiliser légalement. Pour ce faire, vous pouvez trouver et associer les documents de licence, y compris les preuves d’achat, les contrats d’entretien et les informations de renouvellement. Stockez-les avec les informations de licence par l’intermédiaire d’un outil de gestion des licences logicielles ou d’un système logiciel de gestion des actifs. Cette étape est importante non seulement pour les meilleures pratiques de gestion des licences logicielles mais également dans l’éventualité où votre entreprise subit un audit.
• La gestion des licences logicielles n’est pas une tâche qui se fait en une fois. Il s’agit d’une tâche continue qui doit être entretenue. Les licences doivent être mises à jour régulièrement, les logiciels inutiles et obsolètes doivent être supprimés, etc. Pour vous assurer de ne rien rater ou négliger, créez un système qui garantira que vous gardez le contrôle sur la tâche compliquée de gestion des licences logicielles. Il peut s’agir simplement de définir des rappels de calendrier pour s’assurer que tout est à jour ou d’établir des rôles et des processus dans votre entreprise pour obtenir le même résultat.
• Une autre meilleure pratique à suivre en matière de gestion des licences logicielles consiste à suivre qui utilise les différents actifs et licences, et comment. Ceci peut vous aider à garder le contrôle sur vos dépenses et à éviter de faire comme de nombreuses organisations qui gaspillent de l’argent sur des licences qu’elles n’utilisent pas ou dont elles n’ont pas besoin. Pour ce faire, une méthode, bien que loin d’être parfaite, consiste à utiliser une seule feuille de calcul. Cependant, une entreprise de plus grande envergure privilégiera un logiciel de gestion de ses actifs informatiques ou un système de gestion des licences logicielles pour gérer un plus grand nombre de licences. L’utilisation d’un tel système signifie que vous êtes prêt à désinstaller les logiciels non utilisés ou à les transférer à un autre utilisateur pour empêcher la duplication des achats. En procédant ainsi, vous serez en mesure d’obtenir de meilleures projections pour la définition de votre budget dédié aux logiciels.
• Dernier point, et non des moindres, créez un processus clair pour les personnes autorisées à acheter ou installer des logiciels. Cela permet de réduire le changement d’utilisateurs qui met l’entreprise en danger en téléchargeant ou en utilisant des logiciels d’une manière inappropriée et également d’endiguer les achats de logiciel non autorisés. Les employés doivent connaître les processus à suivre pour acheter ou mettre à jour leurs logiciels et comprendre quel département est chargé d’entretenir et d’exécuter les outils de conformité des licences logicielles ou encore de la gestion des licences logicielles.

Sentinel, Solution de Gestion de Licences

Nous offrons une gamme de produits pour une gestion optimale des licences logicielles, parmi lesquels Sentinel EMS et Sentinel RMS.

Sentinel EMS est un système de gestion des licences et de gestion des droits qui permet aux développeurs de logiciels et aux fabricants d’appareil de simplifier leurs opérations. Il comprend des interfaces pour la génération des licences, l’activation, le suivi, la création de rapports, l’intégration des opérations d’administration et des portails client en libre-service. 

Sentinel RMS octroie aux fournisseurs de logiciels et de technologie un contrôle sur l’utilisation de leurs applications, avec des informations précieuses. RMS offre des fonctionnalités avantageuses de mise en application des licences sur site à l’échelle de l’entreprise ainsi que les avantages de la connexion au Cloud. 

Avec les outils appropriés en place, chaque étape du processus de gestion des licences logicielles peut être automatisée en toute simplicité de manière transparente et intuitive. L’adoption d’un système de gestion des licences logicielles permet aux entreprises d’automatiser les tâches manuelles chronophages, d’éliminer l’erreur humaine et de garantir une conformité totale aux CLUF.